Sistem Pengurusan Rekod Firma Yang Kompeten merupakan sebuah sistem pengurusan digital yang dibangunkan khas bagi menyokong keperluan firma kompeten dalam menyusun, merekod dan mengekalkan dokumentasi teknikal serta operasi secara sistematik dan patuh kepada kehendak perundangan.
Sistem ini bukan sahaja memudahkan pemantauan aktiviti dan penyediaan laporan, malah turut memperkemas pengurusan sumber manusia, pematuhan terhadap piawaian industri, serta persediaan audit dan pembaharuan kelulusan dengan lebih cekap dan profesional.
🎯 Objektif
Memperkemaskan pengurusan rekod dan dokumentasi bagi firma kompeten secara sistematik dan profesional.
Menyediakan sistem yang bersedia untuk audit dan pembaharuan tahunan oleh JKKP.
Memastikan pematuhan berterusan terhadap kehendak perundangan OSH dan piawaian teknikal yang relevan.
Meningkatkan kecekapan operasi, kebolehkesanan dan integriti data
Menyediakan laluan ke arah transformasi digital (cloud-ready) dalam pengurusan kompetensi dan keselamatan teknikal.
📂 Cadangan Modul-Modul Utama Sistem FYK
Maklumat lengkap mengenai syarikat termasuk nama berdaftar, alamat, nombor syarikat, bidang perniagaan dan maklumat pendaftaran.
Struktur organisasi syarikat secara menyeluruh, termasuk jabatan dan hubungan hierarki.
· Menunjukkan garis tanggungjawab dan pelaporan dengan jelas.
· Membantu menilai kecekapan pengurusan dalaman.
Carta khusus bagi struktur OSH dalam organisasi termasuk Pegawai Keselamatan dan petugas berkaitan.
· Bukti komitmen terhadap pengurusan KKP. Menunjukkan peranan dan tanggungjawab OSH telah ditetapkan.
Skop Kelulusan Firma yang kompeten yang diperolihi dan tempoh kelulusan
Senarai aktiviti pemeriksaan atau projek yang telah dilaksanakan sepanjang tempoh kelulusan sebelumnya.
Senarai individu yang diiktiraf sebagai OYK oleh Jabatan/Agensi berkaitan.
Memastikan hanya individu bertauliah yang menjalankan pemeriksaan.
Meningkatkan keyakinan terhadap kualiti kerja pemeriksaan.
Rekod terperinci aktiviti pemeriksaan yang dilakukan oleh setiap OYK secara individu.
Memudahkan penilaian keberkesanan dan prestasi setiap OYK.
Meningkatkan ketelusan dan integriti dalam laporan pemeriksaan.
Butiran kakitangan teknikal yang menyokong aktiviti termasuk kelayakan dan peranan mereka. Membuktikan organisasi mempunyai sumber manusia yang mencukupi dan berkepakaran.
Dokumen yang menggariskan prosedur dan standard kerja untuk memastikan kualiti kerja terpelihara. Meningkatkan kepercayaan terhadap sistem pengurusan kualiti dan menjadi rujukan utama semasa audit atau pemeriksaan teknikal.
Dasar dan prosedur berkaitan keselamatan tempat kerja bagi aktiviti pemeriksaan.
Menunjukkan kepatuhan kepada akta dan peraturan keselamatan mengurangkan risiko kemalangan semasa menjalankan pemeriksaan.
Kod atau standard yang digunakan dalam aktiviti pemeriksaan.
Membuktikan pemeriksaan dijalankan mengikut standard yang diiktiraf. Memudahkan semakan semula sekiranya berlaku pertikaian teknikal.
Senarai peralatan, instrumen atau loji yang digunakan dalam aktiviti pemeriksaan termasuk nombor siri dan kalibrasi. Menunjukkan keupayaan teknikal dan kesediaan operasi dan memastikan semua peralatan telah diperakui dan dikalibrasi.
Sijil dari agensi seperti JKKP atau agensi berkaitan yang mengiktiraf keupayaan syarikat atau individu. Menjadi bukti sah kelayakan untuk menjalankan pemeriksaan dan meningkatkan kredibiliti di mata pelanggan dan pihak berkuasa.
Bukti caruman pekerja terhadap Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP).Menunjukkan kepatuhan terhadap undang-undang Bukti kebajikan pekerja dijaga.
Senarai pekerja yang dicarum kepada PERKESO sebagai perlindungan sosial. Mewakili perlindungan sosial kepada pekerja teknikal. Memastikan pekerja dilindungi sekiranya berlaku kemalangan pekerjaan.
Modul-modul SRM sedia ada boleh disepadukan secara menyeluruh dengan modul khusus SRM Firma Yang Kompeten bagi membentuk satu sistem Pengurusan Rekod Firma Yang Kompeten yang lebih lengkap, tersusun dan efisien.
Melalui integrasi ini, Firma Yang Kompeten bukan sahaja dapat memanfaatkan keupayaan asas seperti pendaftaran rekod, lampiran dokumen, dan laporan statistik, malah turut memperoleh fungsi tambahan khusus seperti pengurusan Permit to Work, Risk Register, Insiden & Kemalangan
Gabungan ini membolehkan pemantauan secara holistik dapat dilaksanakan bagi mematuhi keperluan perundangan JKKP, serta menyokong pengurusan projek yang lebih sistematik dan selamat.
Berikut ialah 12 jenis pengurusan rekod yang membentuk rangka utama sistem SRM. Setiap jenis merangkumi beberapa modul berkaitan
1. Modul Profil Pengurusan OSH
2. Modul Jawatankuasa Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan / Safety Team
5. Modul Pengurusan Rekod Audit, Pemeriksaan & Pemantauan
6. Modul Pengurusan Rekod Insiden
7. Modul Pengurusan Bahan Kimia Berbahaya
8. Modul Pengurusan Rekod Penaksiran Risiko Bising
9. Modul Rekod Loji & Peralatan
10. Modul Rekod Plan Tindakan Kecemasan
11. Modul Informasi Tambahan OSH
12. Modul Pentadbir Sistem Pengurusan Rekod
📈 Faedah Kepada Firma
Untuk Firma Kompeten:
Semua rekod disimpan dengan tersusun, mudah dicapai dan bersedia untuk audit.
Penjimatan masa dalam proses pembaharuan dan pemantauan dalaman.
Imej profesional dan patuh piawai.
📎 Penutup Cadangan
Sistem Pengurusan Rekod FYK ini direka untuk menjadi platform yang praktikal, fleksibel dan berkembang mengikut keperluan firma serta kehendak JKKP. Ia bukan sahaja bertujuan menyokong proses pembaharuan, tetapi juga sebagai alat pemantauan prestasi OYK yang moden, berkesan dan digital.